Sigorta Şirketleri BPM Uygulamalarıyla Değerlerini Artırıyor

Her gün hukuki yükümlülüklerle, değişen müşteri talepleriyle, coğrafi ve kültürel faktörlerle ve ajans sorunlarıyla başa çıkmak zorunda kalan sigorta şirketleri, bu günlük sorunlara bir de sistem temelli sorunlar eklendiğinde adeta savaş halinde çalışmak zorunda kalıyorlar.

İş Süreçleri Yönetimi (BPM) gibi uygulamalar, sigorta şirketlerinin yaşadığı sorunları en aza indirmek için yapılan işleri dijitalleştirmeye olanak tanıyor.

Peki, BPM uygulamaları bunu nasıl başarıyor?

Öncelikle, sigorta şirketlerinin karşılaştığı zorluklara değinelim:

Sigorta şirketlerinin yaşadığı başlıca sorunlardan bazıları, farklı kanallardan gelen müşteri taleplerini bir araya getirememek ve manuel ve tekrarlayıcı işler nedeniyle koordinasyon eksikliğinden dolayı talepleri yönetemez hale gelmektir.

Entegre olmayan sistemlerle çalışmak, veri alışverişi yapamama ve manuel işlemlerin artmasına yol açarak iş yükünün artmasına neden olur.

Entegrasyon sorunları, dosya ve belgelerin izlenmesini zorlaştırır ve iş süreçlerinin aynı anda ajans, şirket veya kişiler tarafından yürütülmesini engeller.

Anlık verilerin izlenememesi, raporlama sorunlarına neden olur. SLA süreleri nesnel olarak hesaplanamaz, bu da işin tam olarak takibini ve üretkenliğin azalmasına neden olur.

Belgelerin doğru bir şekilde tasarlanmaması durumunda belge arşivleme büyük bir engel olabilir. Farklı türlerde ve boyutlarda belgeler dijital olarak arşivlenmeli ve istendiğinde erişilebilir olmalıdır, kritik öneme sahip belgeler ise bu arşivlerde sadece belirli kişilere görünür olmalıdır.

Genel olarak, entegrasyon, arşivleme, izleme, yetkilendirme, erişim, koordinasyon vb. sorunlar, sigorta şirketlerinin çalışmalarını zorlaştırır ve yavaşlatır. İşin yavaşlaması ise artan maliyetlere yol açar.

Peki, BPM uygulamaları sigorta şirketleri için işleri nasıl kolaylaştırıyor?

Sigorta şirketleri, BPM uygulamalarının iş süreçlerini yönetmenin yanı sıra vaka yönetimi özelliğini kullanarak yukarıdaki birçok problemi çözebilir. Bir vakayı bir ahtapotun gövdesi olarak düşünürsek, her kolunu ayrı bir sistem olarak düşünebiliriz. Gövde, müşterileri, başvuruları, süreçleri vb. ayrı sistemler olarak düşündüğümüzü koordine bir şekilde yönetir.

Bu koordineli yönetimle;

• Tüm acenteler için özel kanallar açılabilir ve tüm talepler tek bir sistemde toplanabilir.
• Farklı sistemleri entegre ederek ve veriyi otomatik olarak alışveriş yaparak.
• Toplantı ve işlem sürelerinde %50'ye kadar azalma sağlanır.
• İhtiyacı olan görevlerin tahmini tamamlanma süreleri daha doğru olur ve bunların tamamlanma süreleri azalarak zamanlamalarına uyum sağlanır.
• Görevlerin dağıtımı daha sistemli ve adil bir şekilde yapılır.
• Acil konular otomatik olarak önceliklendirilir, gecikmiş işleri önlenir.
• Son kullanıcılar tarafından gerçekleştirilen işlemlerdeki gereksiz iş yükü ortadan kaldırılarak işlem hacminde %15'e kadar artış sağlanır.
• Tüm e-posta ve iç iletişim bir tek sistem üzerinden yönetilir, iletişim daha kolay ve güvenilir hale gelir bu şekilde, veri bütünlüğü en üst düzeyde tutulur.
• Yetkilendirme dosya ve belge bazında yapılır, ilgili belgelere erişim gereksinimi duyanlar sadece bunlara erişebilir, gizlilik kavramı korunur.
• Süreçlerdeki darboğazlar daha kolay tespit edilir ve geliştirilmesi daha kolay hale gelir.
• Tüm süreçler bir sistem içine entegre edildiği için yeni işe alımlar için yönlendirme süresi azalır.
• İşin dijitalleşmesiyle, kalite süreçlerindeki iyileştirmeler artar, insan hatalarının %75'inden fazlası engellenir.
• Düzenleyici uyumluluk ve risk kontrolleri otomatik olarak gerçekleşir, yeni yasal yükümlülüklere daha hızlı ve kolay uyum sağlanır.
• Tüm tamamlanan ve yürütülen süreçler kolayca izlenebilir. Akılcı iş izleme ve raporlama, doğru kaynak optimizasyonu ve bütçe yönetimi sağlar, maliyetleri azaltır ve üretkenliği artırır.
• İş süreçleri yönetimi ile gereksiz iş yükü ortadan kalkar, dönüşler hızlanır, müşteri memnuniyeti artar.